نظام نظارت و ارزیابی تعاونیهای در حال بهره‌برداری

تاریخ صدور:21/08/79

بمنظور ایجاد وحدت رویه، تعریف وظایف و تعیین حدود نظارت جهت حمایت، پشتیبانی، حفظ سلامت و رشد و توسعه پایدار تعاونیها، اجرای موفقیت‌‌آمیز وظایف نظارتی ادارات کل تعاون استانها در قالب برنامه‌های مصوب و شناسایی ابتکارات و خلاقیت‌های آنها، نظام نظارت و ارزیابی تعاونیهای در حال بهره‌برداری تهیه و به پیوست ارسال می‌گردد در این نظام تقویت ارکان تعاونیها و توسعه حضور و مشارکت اعضاء آنها مورد تأکید است و تعاونیها، اتحادیه‌ها و اتاق‌های تعاون بعنوان عناصر اصلی و محوری در نظام نظارت تعیین گردیده‌اند. امید است با اجرای صحیح و بموقع وظایف و تکالیف مقرر در این نظام نتایجی بشرح زیر حاصل گردد.
1- اجرای موفقیت آمیز وظایف مهم نظارتی ادارات کل تعاون استانها در راستای برنامه‌های مصوب و شناسایی محدودیت‌ها، تنگناها و مشکلات آنها و اتخاذ تدابیر لازم در جهت رفع آن.
2- گزارش عملکرد تعاونیها در بخش‌های تولید، سرمایه‌گذاری، اشتغال، صادرات غیر نفتی، پیشرفت طرح‌های توسعه‌ای و عملیات مالی
3- ارزیابی اثر بخشی نظارت در اصلاح جریان امور عمومی و ارتقاء بهره‌وری در تعاونیها
4- شناسائی موانع رشد و توسعه کمی و کیفی تعاونیها و اتخاذ تدابیر لازم در جهت رفع آن
5- تدوین گزارش کلان فعالیت‌ تعاونیهای در حال بهره‌برداری

وزارت تعاون
معاونت نظارت و بهره‌برداری
مهر 79

نظام نظارتی و ارزیابی
تعاونیهای در حال بهره‌برداری

بسمه تعالی
نظام نظارت و ارزیابی تعاونیهای در حال بهره‌برداری

(فصل اول کلیات)

مقدمه:
نظام نظارت و ارزیابی تشکل‌های تعاونی به منظور ایجاد وحدت رویه، تعریف وظایف، ترسیم فرآیند و مشخص نمودن حدود نظارت جهت حمایت و پشتیبانی و حفظ سلامت و رشد و توسعه پایدار بخش تعاون طراحی گردیده است.

1- تعریف نظارت
در فرهنگ مدیریت، از کلمه نظارت تعاریف فراوانی بعمل آمده است که به برخی از این تعاریف اشاره می‌شود:
1-1- نظارت عبارت از رابطه‌ای است که بین دو عامل و یا دو نظام برقرار می‌گردد. ماهیت و محتوای این رابطه طوری است که حاصل کار یک عامل یا نظام (کنترل شونده) درجهت خواسته‌ها یا اهداف عامل (کنترل کننده) سوق داده می‌شود. بنابراین هر سیستم کنترل حداقل دارای سه عنصر اساسی است. نظارت کننده – نظارت شونده – شبکه ارتباطی.
2-1- نظارت عبارت است از مقایسه آنچه که باید انجام گیرد با آنچه انجام گرفته است.
3-1- تجزیه و تحلیل عملیات گذشته و حال، جهت برنامه ریزی‌های عملیات آتی را مشخص می‌نماید.
4-1- فعالیتی است منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات، معین می‌شود، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می‌گردد، عملیات پیش‌بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می‌گردند، اختلاف و انحراف مشاهده شده ارزیابی و میزان اهمیت آنها مشخص می‌شود و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق اهداف و مأموریتها انجام می‌گیرد.
5-1- نظارت فعالیتی است که بایدها را با "هست ها" و مطلوب‌ها را با "موجودها" و پیش‌بینی را با عملکرد‌ها مقایسه می‌کند و نتیجه این مقایسه، تصویر روشنی از تشابه یا تمایز بین این دو گروه از عوامل خواهد بود که در اختیار سیاستگذاران و مدیران قرار می‌گیرد.

2- ویژگی‌های نظارت موثر
برای اینکه امر نظارت به نحو موثری انجام پذیرد باید از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد:
1-2- دقت: نظارت باید با دقت فراوان توام باشد. این دقت به دو امر قابل تقسیم است:
اولاً دقت در کسب اطلاعات لازم، ثانیاً دقت در استخراج نتایج با استفاده از ابزارهای کافی و دقیق.
2-2- به موقع بودن نظارت: عملیات نظارت در هر مرحله از اجرای فعالیت بایستی در زمان لازم و به موقع صورت پذیرد، از آنجائیکه یک فعالیت دارای مراحلی چند می‌باشد و از اجزای مختلف تشکیل شده است، سیستم نظارت می‌بایست اقدامات نظارتی را در هر یک از مراحل اعمال نماید در نتیجه اگر مشکلی وجود داشته باشد بدون آنکه به نتیجه نهائی لطمه وارد آورد در همان ابتدای کار از بین می‌رود.
3-2- نظارت در راستای اهداف: امر نظارت براساس اهداف و برنامه‌ها شکل بگیرد.
4-2- تأکید بر نقاط مهم: بیشترین توجه نظارت باید بر نقاط حساس و استراتژیک معطوف شود.
منظور از نقاط حساس و استراتژیک، نقاطی است که انحراف و اشتباه در آنها موجب وارد آمدن صدمات سنگین در کل فعالیت‌شده و مصونیت این نقاط از خطا و انحراف، باعث کارآیی بیشتر می‌شود. بنابراین باید نقاط حساس را تشخیص داد و بر نظارت بر آن تأکید نمود مانند، مراحل تشکیل تعاونی، برگزاری مجامع عمومی و انتخاب مدیران و بازرسان.
5-2- قابلیت انعطاف- نظارت باید با در نظر گرفتن متغیرها بگونه‌ای باشد که بتواند خود را با تغییرات و تحولات منطبق نماید.
6-2- نظارت با رعایت تناسب فایده و هزینه صورت گیرد.
7-2- تناسب با مورد: میزان نظارت باید براساس میزان نیاز بدان در یک برنامه طراحی شده و با آن متناسب باشد، در واقع باید از حالت افراط و تفریط در امر نظارت پرهیز نمود. برای این منظور اولیت‌بندی کارها براساس برنامه طراحی شده و اهداف مورد نظر باشد.
8-2- داشتن مقبولیت: نظارتهای شدید و خشک اغلب موجب ایجاد روحیه مقاوت شده و به تضعیف روحیه و کاهش بازدهی منجر می‌شود. برای فراهم آوردن زمینه مقبولیت، اطلاع دادن به افراد و توجیه آنان و ایجاد ارتباطات مناسب نقشی اساسی دارد.
9-2- توجه به اهداف سازمان: هدف نهایی از نظارت رسیدن به اهداف می‌باشد واموری همچون جمع‌آوری اطلاعات، تعیین استانداردها و غیره‌همه ابزاری برای دستیابی به اهداف می‌باشند.
10-2- توانائی فراهم آوردن اطلاعات لازم و مفید: سیستم نظارت باید قابلیت جمع‌آوری اطلاعات صحیح و مفید را داشته باشد تا بتوان براساس داده‌های جمع‌آوری شده تصمیم‌های صحیح اتخاذ نمود.
11-2- وجود الگوی نظارت:
قبل از انجام نظارت باید یک برنامه‌ریزی دقیق از کارهای مورد انتظار وجود داشته باشد و برای اینکه نظارت منتهی به پاسخگوئی مطلوب شود باید اصول زیر را مورد توجه قرار داد:
الف) نظارت دارای ماهیتی دو جانبه و دو طرفه است. همواره باید شخص یا واحدی وجود داشته باشد که نظارت را انجام دهد و در مقابل فرد یاگروهی دیگر قرار داشته باشد که بر او نظارت شود.
ب) عمل نظارت دارای روح هدایت‌گری و راهنمائی است. نظارت باید این احساس را بهمراه داشته باشد که افراد و واحدهای نظارت شونده، سعی در شناخت بهتر شیوه‌ها و اهداف نموده‌و امور ارائه شده به آنها را درک نموده‌ و بدان سو گام بردارند.
ج) برای به تحقق پیوستن نظارت یک نمونه و الگو در فرا راه نظارت شوندگان قرارگیرد. تا عملیات تطبیق ومقایسه، قابل انجام شود.
د) تنها عملی را می‌توان نظارت نمود که از قبل برنامه‌ریزی شده باشد، در واقع "باید‌ها" می‌بایست مشخص شده باشند تا "هست‌ها" را بتوان با آن سنجید.
هـ) توانائی کارشناسی و ابزارهای لازم، برای اندازه‌گیری میزان انحراف فراهم شود.
12-2- وجود آموزش و تخصص برای نظارت – با توجه به انواع مختلف نظارت (مانند نظارت کمی، کیفی، آینده‌نگر، گذشته نگر و غیره) نظارت کنندگان با گذراندن آموزشهای لازم می‌بایست با نحوه انجام نظارتهای مختلف آشنا باشند و علاوه بر توانایی کارشناسی، ابزارهای لازم مطابق با نظارت مورد نظر را در اختیار داشته باشند. به عنوان مثال برای اعمال نظارت کمی، قبلاً تعاونی می‌بایست کلیه فعالیت‌های مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت نماید و ناظران نیز ابزارهای محاسبه دقیق را در اختیار داشته باشند.

3- اهداف نظارت:
نظارت در بخش تعاون به منظور حمایت و پشتیبانی و حسن جریان امور در تعاونیهای در حال بهره‌برداری، ارزیابی عملکرد ادارات کل تعاون استان در خصوص اجرای وظایف حمایتی و هدایتی و نظارتی صورت می‌گیرد:
1-3- حسن جریان امور:
یکی از مهمترین اهداف نظارت اطمینان از عملکرد درست و مطابق با قانون و مقررات در تعاونیها و واحدهای نظارتی بخش تعاون است که با انجام صحیح آن فوایدی بدست می‌آید که بخشی از آن عبارت‌است از:
الف) دست‌یابی به اهداف مورد نظر و تحقق برنامه‌های طراحی شده.
ب) اثر بخشی اقدامات و شناخت نقاط ضعف و قوت
ج) کاربرد موثر و صحیح منابع و امکانات
شایان ذکر است که سیاست کلی و اصولی در نظارت مورد نظر عدم دخالت در اداره امور تعاونیها، جلب مشارکت اعضاء، تقویت کنترل‌های داخلی و ارکان تعاونی و حمایت آنها در جهت دستیابی باهداف مقرر می‌باشد.
2-3- اصلاح سیاستها، اهداف و سایر امور:
این هدف به منظور بازبینی مجدد فعالیت‌های انجام شده توسط واحدهای ناظر صورت می‌گیرد تابا استفاده از نتایج حاصله از تکرار انحراف و خطا جلوگیری شود. از آنجائیکه برخی از سیاست‌ها و برنامه‌ها به دلیل عدم توجه به زوایای مختلف در مقام اجرا با مشکلاتی مواجه می‌شود که یا قابلیت اجرایی نمی‌یابد و یا به گونه‌ای اجرا می‌شود که با خواسته و منظور مورد نظر تعارض می‌یابد، در جریان نظارت این قبیل مشکلات نیز مورد شناسایی قرار می‌گیرد و موجب تصحیح اشتباهات و اصلاح آنها خواهد شد.
3-3- ارزیابی:
یکی از اهداف نظارت شناخت نحوه عملکرد واحدها و مجریان و ارزیابی میزان موفقیت آنها در انجام وظایف و مأموریت‌های محوله و شناخت نقاط قوت و ضعف و ابتکارات آنهاست و ارزیابی قوی در چارچوب قانون و مقررات به عنوان یکی از اجزای توسعه پایدار در بخش تعاون محسوب می‌شود. با احساس وجود نظارت و ارزیابی عملکرد و ملزم داشتن واحد‌ها به ارائه گزارشات، دقت در انجام صحیح کارها افزایش پیدا می‌کند و از پرداختن به کار‌های نادرست می‌کاهد و کارگزاران توانا و صادق با علم اینکه ناظرین از کار آنان آگاهی دارند و خدمات آنان را ارج می‌نهند به بهتر انجام دادن کار تشویق می‌شوند.


(فصل دوم )
روش نظارت

بخش اول- تعاریف و اصطلاحات
در این نظام عبارات و اصطلاحات به کار رفته و تعاریف آنها به شرح زیر است:
واحد ستادی – معاونت نظارت و بهره‌برداری و دفاتر تخصصی حوزه معاونت می‌باشد.
ادارات کل تعاون – ادارات کل تاون استانها و واحدهای تابعه
تعاونیها – شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی در حال بهره‌برداری
قانون بخش تعاونی – قانون بخش تعاونی اقتصاد جمهوری اسلامی ایران و اصلاحیه آن مصوب مهرماه 1377
دستورالعمل انجمن نظارت – دستورالعمل نحوه نظارت بر انتخابات تعاونیها و اتاقهای تعاون مصوب جلسه مورخ 5/7/1378 انجمن نظارت موضوع ماده (68) قانون بخش تعاونی
تعاونیهای مشمول – تعاونیهای مشمول مفاد ماده (3) دستورالعمل انجمن نظارت

بخش دوم – سازمان نظارت
انجام امور نظارت در تشکل‌های تعاونی، نیاز به طراحی سیستم و مدل نظارتی منطبق با اهداف، قانون و مقررات بخش تعاونی، سایر قوانین و مقررات موضوعه و برنامه‌های اجرایی دارد. هر یک از اجزاء این بخش اقتصادی و اجتماعی متناسب با نوع فعالیت و وظایف و مسئولیت‌های محوله، اجرای اهداف، سیاست‌ها و برنامه‌های خاصی را عهده‌دار می‌باشند، نظارت بر نحوه اجرای این وظایف می‌بایست در چارچوب نظام نظارتی و همپای برنامه‌های اجرائی آنها صورت گیرد. این نظام با توجه به اصول تعاون و حضور و مشارکت گسترده مردمی بر پایه اولویت و تقویت کنترل‌های داخلی استوار می‌باشد. ناظرین، مسئولیت‌ها، فعالیت‌های مورد نظارت، سازمان و حیطه وظایف اجزاء نظام نظارتی تشکل‌های تعاونی‌های در حال بهره‌برداری به شرح زیر می‌باشد:

1- عضو
به استناد مفاد ماده (10) قانون بخش تعاونی، عضو در کلیه امور تعاونی طبق اساسنامه حق نظارت دارد این حق از طریق اعمال رأی با حضور در مجامع عمومی اخذ تصمیمات و انتخاب هیات مدیره و بازرسان محقق می‌گردد و با توجه به سیاست‌ کل و اصولی نظام نظارت تأکید بر حضور و مشارکت مؤثر اعضاء در تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های تعاونی می‌باشد.

2- مجمع عمومی
مجمع عمومی بالاترین مرجع اتخاذ تصمیم و نظارت در امور تعاونی است، وظایف اصلی نظارتی مجمع عمومی به شرح زیر می باشد:
1-2- بررسی گزارش‌هیات مدیره و بازرسان
2-2- ارزیابی عملکرد هیات مدیره
3-2- رسیدگی به صورتهای مالی
4-2- رسیدگی و اتخاذ تصمیم در خصوص اهداف، برنامه‌ها و بودجه

3- هیات رئیسه مجمع عمومی
نظارت بر نحوه برگزاری مجمع عمومی به عهده هیات رئیسه مجمع می‌باشد که برای تحقق این هدف اقدامات ذیل را انجام می‌دهد:
1-3- اخذ ورقه حضور و غیاب که حاضران در بدو ورود به جلسه امضاء کرده‌اند به همراه نمایندگی‌های تام الاختیار اعضای غایب و صورت کلی اسامی اعضاء تعاونی به منظور احراز رسمیت جلسه و اعمال کنترل‌های لازم
2-3- نظارت بر توزیع تعرفه‌رأی گیری
3-3- نظارت بر رأی‌گیری و حسن جریان برگزاری مجمع عمومی براساس قانون و مقررات
4-3- تهیه و تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی و امضاء آنها و ابلاغ به هیات مدیره و ارسال نسخه‌ای از آن به ادارات کل تعاون

4- هیات مدیره
اداره امور تعاونی طبق اساسنامه به عهده هیات مدیره می باشد وظایف اصلی نظارتی هیات مدیره عبارت است از:
1-4- نظارت بر عملیات مدیر عامل
2-4- نظارت بر فعالیت‌ها، مخارج و رسیدگی به حساب‌ها
3-4- نظارت بر احراز شرائط قانونی داوطلبان عضویت و اعضاء
4-4- نظارت بر رعایت مقررات اساسنامه و اجرای تعهدات توسط اعضاء

5- بازرسان
بازرسان وظیفه نظارت مستمر بر انطباق نحوه اداره امور تعاونی و عملیات و معاملات انجام شده با اساسنامه، قوانین و مقررات، دستورالعمل‌ها، طرح‌ها و برنامه‌های مصوب و تصمیمات مجامع عمومی را دارند، بازرسان گزارش خود را حسب مورد به هیئت مدیره، مجمع عمومی و واحد اجرائی ذیربط تسلیم می‌نمایند. وظایف نظارتی بازرسان به شرح زیر می‌باشد:
1-5- نظارت بر انجام فعالیت‌های تعاونی در چارچوب طرح‌ها، برنامه‌ها و بودجه مصوب مجمع عمومی.
2-5- نظارت بر رعایت ضوابط مربوط به ثبت عملیات و ارائه گزارشات مالی
3-5- نظارت بر رعایت قوانین و مقررات کار و امور اجتماعی، مالیاتی و سایر قوانین و مقررات
4-5- نظارت بر انطباق اقدامات هیات مدیره با قانون و مقررات در زمینه برگزاری جلسات هیات مدیره، دعوت مجامع عمومی در مهلت مقرر، انچام تشریفات قانونی برگزاری مجامع عمومی، رعایت مفاد اساسنامه و اجرای تصمیمات مجامع عمومی
5-5- نظارت بر نحوه بکارگیری منابع و امکانات تعاونی در جهت تحقق اهداف
6-5- نظارت بر عملکرد هیات مدیره در جریان رسیدگی به شکایات واصله

6- اتحادیه‌های تعاونی
اتحادیه‌های تعاونی با هدف انجام تمام یا قسمتی از مقاصد مذکور در ماده (43) قانون بخش تعاونی تأسیس می‌شوند وظایف نظارتی اتحادیه‌ بشرح زیر می‌باشد:
1-6- نظارت بر التزام تعاونی‌های موضوع فعالیت‌ خود به رعایت قوانین و مقررات، این نظارت شامل تعاونیهای عضو اتحادیه‌ و سایر تعاونیهائی که در حوزه عملیات اتحادیه فعالیت می‌نمایند و موضوع فعالت آنهابا فعالیت اتحادیه‌ مشابه باشد می‌گردد.
نظارت اتحادیه ‌می‌بایست به طریقی صورت گیرد که موجب دخالت در امور تعاونی نشده و وقفه‌ای در فعالیت آن ایجاد ننماید.
2-6- اتحادیه می‌تواند براساس درخواست تعاونیهای عضو و موافقت طرفین دعوی به داوری اتحادیه با انجام بررسی و نظارت لازم نسبت به حل اختلاف و داوری بین آنها به صورت کدخدامنشی اقدام نماید.
رسیدگی به اختلاف فی مابین جهت داوری توسط اتحادیه‌ صورت می‌گیرد و رأی صادره برای طرفین دعوی لازم الاجراء خواهد بود.
نهایتاً در ارتباط با اتحادیه‌های تعاونی سیاست‌کلی نظام نظارتی حمایت، پشتیبانی و ارتقاء سطح کیفی اتحادیه‌ها با هدف فعال نمودن آنها بمنظور اجرای وظایف قانونی ونظارت بر عملکرد تعاونیها و بعضاً تفویض برخی از اختیارات وزارت تعاون به آنها می‌باشد.
7- ادارات کل تعاون
وظایف نظارتی ادارات کل تعاون استان در ارتباط با تعاونیهای در حال بهره‌برداری بشرح زیر می‌باشد:
1-7- نظارت بر انتخاب هیات مدیره و بازرسان و مدیر عامل:
- بررسی صلاحیت کاندیداهای هیات مدیره و بازرسی تعاونیهای مشمول مفاد ماده (3) دستورالعمل انجمن نظارت از طریق کمیسیون ماده (5) دستورالعمل انجمن نظارت.
- اعزام نماینده (عنداللزوم) به مجمع عمومی
- بررسی مدارک مجمع عمومی و صدور تأئیدیه ثبتی

2-7- نظارت بر اجرای طرح‌های توسعه‌ای تعاونیهای در حال بهره‌برداری
نظارت بر اجرای طرح‌های توسعه‌ای تعاونیهای مذکور، شامل طرح‌های مقدماتی، تکمیلی و توسعه‌ای به شرح زیر می‌باشد:
- نظارت بر پیشرفت فیزیکی
- نظارت بر تخصیص و مصرف اعتبارات و تسهیلات تبصره‌های تکلیفی بودجه سنواتی
- نظارت بر تخصیص و مصرف اعتبارات صندوق تعاون
ادارات کل تعاون موظفند گزارش عملکرد خود را در این زمینه مطابق فرم شماره (1) و اجزاء آن تهیه و هر 6 ماه یکبار به معاونت نظارت و بهره‌برداری ارسال نمایند.
3-7- نظارت به اداره امور تعاونیهای در حال بهره‌برداری
ادارات کل تعاون استانها ترتیبی اتخاذ نمایند تا عملکرد تعاونیها حداقل سالانه یکبار مورد رسیدگی قرار گیرد. رسیدگی مطابق فرم نظارت عمومی (فرم شماره 1-2-5 صفحه‌ای) صورت می‌گیرد نظارت بر عملکرد اتحادیه‌های تعاونی، تعاونیهای بزرگ و حساس توسط کارشناسان ادارات کل تعاون، و نظارت بر سایر تعاونیها حسب مورد توسط اتحادیه‌های تعاونی، مؤسسات و شرکتهای همکار با ادارات کل و بازرسان تعاونیها انجام خواهد شد. ادارات کل تعاون با جمع‌بندی اطلاعات مندرج در فرم‌های نظارت عمومی انجام شده نتیجه را تا پایان مرداد ماه سال بعد مطابق فرم شماره (2) تهیه و به معاونت نظارت و بهره‌برداری ارسال نمایند.
4-7- نظارت بر برگزاری مجامع عمومی
نظارت ادارات کل تعاون بر نحوه برگزاری مجامع عمومی و انتخاب هیئت مدیره و بازرسان براساس قانون و مقررات بخش تعاونی، آئین‌نامه نحوه برگزاری مجامع عمومی، دستورالعمل انجمن نظارت و اساسنامه تعاونیها به شرح زیر صورت می‌گیرد:
1- نظارت بر دعوت به موقع مجمع عمومی
2- نظارت بر نحوه تشریفات قانونی دعوت مجامع عمومی
3- اخذ مشخصات داوطلبان تصدی سمت هیئت مدیره و بازرسان تعاونیهای مشمول از تعاونی
4- دعوت به موقع اعضاء کمیسیون ماده (5) دستورالعمل انجمن نظارت جهت بررسی صلاحیت داوطلبان تصدی سمت هیئت مدیره و بازرسی و اعلام اسامی واجدین شرایط به تعاونی.
5- اعزام نماینده جهت نظارت بر نحوه برگزاری مجمع عمومی تعاونیهای مشمول ودر سایر تعاونیهای در حال بهره‌برداری عنداللزوم.
6- نظارت بر ارسال به موقع مدارک مجمع عمومی به اداره کل تعاون
7- بررسی مدارک مجمع عمومی از نظر انطباق اقدامات و تصمیمات با قانون و مقررات موضوعه
8- اخذ شکایات در رابطه با کلیه مراحل برگزاری مجمع عمومی در مهلت مقرر
9- دعوت به موقع کمیسیون موضوع ماده (8) دستورالعمل انجمن نظارت جهت رسیدگی به شکایات مطروحه و اتخاذ تصمیم.
10- اعلام نتیجه رسیدگی و نظارت های انجام شده مبنی بر صدور مجوز ثبت تصمیمات یا اعلام نواقص و درخواست اصلاح و یا رد مجمع عمومی (بنا به رأی کمیسیون موضوع بند (9))
11- نظارت بر ارسال مدارک به ثبت شرکتها و صدور آگهی ثبتی
ادارات کل تعاون استانها موظفند گزارش عملکرد نظارتی خود را در این زمینه مطابق فرم شماره (3) هر 6 ماه یکبار تهیه و به معاونت نظارت و بهره‌برداری ارسال نمایند.
5-7- نظارت بر فعالیت‌ تعاونیهای در حال بهره‌برداری
الف- نظارت بر فعالیت‌های مالی و اداری تعاونیهای درحال بهره‌برداری براساس قانون و مقررات بخش تعاونی، ضوابط مربوط به ثبت و نگهداری دفاتر قانونی و اساسنامه تعاونیها بشرح زیر صورت می‌گیرد:
1- اخذ تراز آزمایشی عملکرد سه ماهه به همراه تجزیه و تحلیل آن تعاونیها
2- بررسی تراز آزمایشی و اعلام نواقص احتمالی به تعاونی
3- نظارت بر ارسال به موقع صورتهای مالی تعاونیها (حداکثر یکماه قبل از زمان تشکیل مجمع عمومی سالانه)
4- بررسی صورتهای مالی و اعلام نواقص احتمالی جهت اصلاح و طرح در مجمع عمومی
5- نظارت و بررسی موردی عملکرد مالی تعاونیها
6- حسابرسی
ادارات کل تعاون استانها گزارش نظارت و بررسی ‌های انجام شده مالی را بصورت سالانه مطابق فرم شماره (4) تهیه و نسخه‌ای از آن را به معاونت نظارت و بهره‌برداری ارسال نمایند.
ب- نظارت بر فعالیتهای تولیدی و بازرگانی در هر یک از گرایش‌ها و رسته‌های فعالیت
ادارات کل تعاون استانها گزارش عملکرد سالانه در این زمینه را براساس جمع‌بندی اطلاعات فرم‌های نظارت عمومی (فرم شماره 2) مطابق فرم شماره (5) و اجزاء آن تهیه و حداکثر تا پایان مرداد ماه سال بعد و گزارش عملکرد صادرات تعاونیها را مطابق فرم شماره (6) به صورت سه ماهه تهیه و حداکثر ظرف یکماه به معاونت نظارت و بهره‌برداری ارسال نمایند.
6-7- رسیدگی به شکایات
رسیدگی به شکایات با رعایت دستورالعمل رسیدگی به شکایات (ابلاغ شده طی نامه شماره 4277/1 مورخ 26/7/1377) به شرح زیر صورت می‌گیرد:
1- رسیدگی به شکایات اعضاء از کارکنان تعاونی توسط مدیر عامل و هئیت مدیره در چارچوب نظام نامه نحوه‌اداره امور تعاونی صورت می‌گیرد.
2- رسیدگی به شکایات اعضاء در رابطه با تخلف هیئت مدیره از قانون ومقررات، اساسنامه مورد عمل و آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرائی به عهده بازرسان می‌باشد، در صورت عدم توجه هئیت مدیره به تذکرات قانونی بازرسان موضوع به مجمع عمومی ارجاع خواهد شد.
3- رسیدگی به شکایات مربوط به برگزاری مجامع عمومی در صلاحیت کمیسیون موضوع ماده (8) دستورالعمل انجمن نظارت می‌باشد.
4- ادارت کل تعاون استانها به شکایاتی که توسط بازرسان مورد رسیدگی قرار نگرفته و یا نتیجه رسیدگی مورد پذیرش عضو واقع نشده رسیدگی می‌نمایند.
ادارات کل تعاون استانها گزارش عملکرد رسیدگی به شکایات را به صورت شش ماهه مطابق فرم شماره (7) تهیه به معاونت نظارت و بهره‌برداری ارسال نمایند.
7-7- انحلال تعاونیها
وظایف نظارتی ادارات کل تعاون استانها درخصوص انجام تشریفات قانونی انحلال تعاونیها به شرح زیر می‌باشد:
1- نظارت بر برگزاری مجمع عمومی فوق‌العاده
2- بررسی مدارک مجمع عمومی فوق‌العاده که در آن انحلال تعاونی به تصویب رسیده است.
3- صدور مجوز انحلال
4- ارسال مدارک مجمع عمومی و اسامی هیات تصفیه به اداره ثبت شرکتها
5- نظارت عمومی بر انطباق عملکرد هیات تصفیه با قانون و مقررات
6- شناسایی و استیفای حقوق دولت
ادارت کل تعاون استانها گزارش اقدامات انجام شده دراین زمینه را مطابق فرم شماره (8) بصورت سالانه تهیه به معاونت نظارت و بهره‌برداری ارسال نمایند.



8- واحدهای ستادی
دفاتر تخصصی حوزه معاونت نظارت وبهره‌برداری به منظور برنامه‌ریزی، سیاست‌گذاری و نظارت بر فعالیت‌های حوزه عمل دفتر بر عملکرد ادارات کل تعاون استانها در ارتباط با تعاونیهای درحال بهره‌برداری نظارت خواهند داشت، وظایف نظارتی دفاتر تخصصی به شرح زیر می‌باشد:
1- انجام کلیه وظایفل نظارتی ادارات کل تعاون استانها در رابطه با تعاونیهای فرااستانی
2- نظارت کمی و کیفی بر روند اجرای برنامه ها
3- نظارت بر اجرای طرح‌های تکمیلی و توسعه‌ای
4- نظارت بر توزیع کمک‌ها و امکانات بین تعاونیهای در حال بهره‌برداری
5- جمع بندی و تجزیه تحلیل فعالیت‌ها، تهیه گزارشات بخشی
دفاتر تخصصی موظفند گزارشهای ادارت کل تعاون استانها و نظارت‌های انجام شده موضوع فعالیت خود را مطابق فرم شماره (9) تهیه به معاونت نظارت و بهره‌برداری تحویل دهند.